Je boekhoudsoftware accepteert een factuur. De Belastingdienst wijst de BTW-aftrek af. Deze kloof kost geld. Als oprichter betaal je misschien een factuur, koppel je deze aan je bankafschrift en laat je deze maanden in je grootboek staan.
Maar als die factuur niet voldoet aan de Nederlandse BTW-eisen, kun je de voorbelasting niet aftrekken. De Belastingdienst is niet geïnteresseerd in of jouw boekhoudsysteem het heeft verwerkt.
Ze zijn geïnteresseerd in of de factuur bewijst wat je claimt dat het bewijst.
Als oprichter kun je nietde BTW aftrekken als de factuur niet aan de eisen voldoet.
Dit is geen formaliteit, het is een regel die je moet volgen.
Wat maakt een factuur geldig voor BTW
De Belastingdienst vermeldt wat een BTW-factuur moet bevatten: Volledige naam en adres van de leverancier en klant. Een postbus (P.O. box) telt niet als een volledig straatadres voor BTW-doeleinden.
Als alleen een P.O. box wordt weergegeven, creëert dit een compliance-kloof. BTW-identificatienummer van de leverancier (een uniek nummer dat de leverancier voor de belasting op toegevoegde waarde identificeert).
Zonder dit nummer kunnen klanten nietde BTW terugvorderenen zullen de factuur afwijzen. Factuurdatum en uniek volgnummer van de factuur.
Deze verbinden de factuur met een bepaald moment en transactie. Beschrijving en hoeveelheid of omvang van wat is geleverd. "Consultancydiensten" of "maandelijkse werkzaamheden" is te vaag.
De beschrijving moet een derde partij vertellen wat je hebt gekocht. Leverdatum. Als deze verschilt van de factuurdatum, moeten beide vermeld worden.
Bedrag exclusief btw, btw-tarief en btw-bedrag. Deze moeten afzonderlijk worden weergegeven en correct worden berekend.
Als je een van deze mist, ondersteunt de factuur je btw-aftrek niet. Software pakt dit niet op.
Als oprichter is het jouw taak om te controleren.
Waar oprichters het verkeerd begrijpen
Aannemen dat een PDF met een totaalbedrag voldoende is. Dat is het niet. Een professioneel ogend document voldoet nog steeds niet aan de btw-eisen.
Als je als oprichter afhankelijk bent van OCR of automatisering, wees dan voorzichtig. Je boekhoudtool leest data en bedragen. Het zal niet verifiëren of de factuur voldoet aan de eisen van de Belastingdienst, noch of de transactie überhaupt heeft plaatsgevonden. Het negeren van de adresseringsinformatie.
Je accepteert een factuur die aan jou persoonlijk is gericht, aan een oude bedrijfsnaam of aan een andere entiteit in jouw structuur. De kosten voelen zakelijk aan, dus boek je het. Dit verzwakt je dossier.
Speciale situaties verkeerd lezen. Drie gevallen veroorzaken herhaalde problemen: Reverse charge facturen. Bij het gebruik van de reverse charge mechanismen (waarbij de btw-verantwoordelijkheid naar de klant verschuift), brengt de leverancier de btw niet op de gebruikelijke manier in rekening. De factuur moet "btw verlegd" vermelden en je btw-nummer bevatten.
Tegen het standaard Nederlandse tarief van 21% zou een factuur van een onderaannemer van €100.000 normaal gesproken €21.000 aan btw bevatten.Geld wordt een niet-terugvorderbare kost in plaats van een neutrale doorvoer als de reverse charge-regels niet correct worden toegepast..
KOR-leveranciers. Bedrijven die gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR) brengen geen btw in rekening. Als een KOR-leverancier een factuur met btw uitgeeft, alsof ze onder de normale btw-regels vallen, stop dan voordat je boekt.
Vereenvoudigde facturen. Voor facturen tot €100 inclusief btw gelden vereenvoudigde regels. Maar oprichters gaan vaak ervan uit dat elke kleine factuur vaag is. Zelfs vereenvoudigde facturen hebben kerninformatie nodig.
Wat te controleren voordat je boekt
1. Identiteit van de leverancier. Controleer de volledige naam, het volledige adres en het btw-nummer (uniek identificatienummer voor btw-doeleinden) van de leverancier. Voor EU-leveranciers, controleer het btw-nummer in het systeem van de Europese Commissie en bewaar de bevestiging.
2. Identiteit van de ontvanger. Zorg ervoor dat de factuur is gericht aan de juiste rechtspersoon. Dit is belangrijk wanneer je meerdere bedrijven hebt of opereert met zowel een eenmanszaak als BV-structuren.
3. Factuurnummering en data. Controleer een juiste factuurdatum, factuurnummer en leverdatum. Dit is essentieel voor periode-toewijzing en btw-timing.
4. Beschrijving van de levering. Geeft de factuur een derde partij aan wat er is gekocht? Zo niet, dan heb je een administratieve zwakte.
5. Btw-bedragen. Controleer of de cijfers samen logisch zijn. Een verkeerd btw-tarief, een ontbrekend btw-bedrag, of btw die wordt getoond waar een speciaal regime van toepassing is, zijn allemaal redenen om te stoppen en te herzien.
6. Vlaggen voor speciale regimes. Zoek naar tekenen dat een factuur niet standaard is, zoals de zin "btw verlegd", KOR-terminologie die aangeeft dat de leverancier onder het kleineondernemersregime valt, vermelding van grensoverschrijdende levering, een correctiefactuur, een vooruitbetaling, of een vereenvoudigde factuur onder de €100.
7. Onderliggende zakelijke bewijsstukken. Koppel de factuur aan een contract, bestelling, levering, abonnement, werkrapport of e-mailcorrespondentie. Het recht om btw af te trekken hangt niet alleen af van het factuurformaat, maar ook van de vraag of de goederen of diensten zijn geleverd en gebruikt voor belaste bedrijfsactiviteiten.
8. Opslag en audittrail. Bewaar facturen in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Digitale facturen moeten digitaal worden opgeslagen. De standaard bewaartermijn is 7 jaar, en voor facturen met betrekking tot onroerend goed is het 10 jaar.
Wat Dit Betekent voor Jouw Bedrijf
Voor oprichters is factuurverificatie niet alleen administratieve wrijving; het is een frontlinie belastingcontrole.
De meeste factuurfouten voor oprichters beginnen niet met fraude. Ze beginnen met routine, haast en de valse veronderstelling: jouw software heeft het document geaccepteerd, dus het belastingsysteem ook.
Deze veronderstelling is kostbaar.
Met meer dan1,78 miljoen ZZP'ers geregistreerd in het Nederlandse Handelsregister, is de schaal van blootstelling enorm. Jouw echte controle als oprichter is niet of een factuur wordt geboekt. Het is of de factuur de controle van anderen doorstaat.
Voor een Nederlands klein bedrijf moet elke inkoopfactuur worden getest voordat deze in de boekhouding wordt ingevoerd als terugvorderbare btw. Verifieer de partijen, de levering, de btw-logica en het bewijs achter de transactie.
Als je niet bewijst dat de factuur correct is, faalt de btw-aftrek en verzwakt de audittrail onmiddellijk.
Controleer voordat je boekt. Niet erna.