Hoe verdachte leveranciersfacturen vroegtijdig te detecteren

Een verdachte leveranciersfactuur roept drie problemen op: onnodige gelduitstroom, onjuiste btw in uw aangifte en onbetrouwbare gegevens in uw boekhouding. 

De Nederlandse btw-regels vereisen dat u de inkoop-btw bewijst en een controleerbare administratie bijhoudt. Verwerk een factuur niet alleen omdat deze bekend voorkomt of in de gebruikelijke mailbox verschijnt.

Dit risico is groter voor micro- en kleine bedrijven omdat fouten zich voordoen voordat de boekhouding plaatsvindt. 

Valse facturen worden betaald omdat niemand controleert of de leverancier, bankrekening, leveringsgegevens en factuurbedragen overeenkomen met de werkelijkheid. 

KVK waarschuwt expliciet dat factuurfraude werkt door bekende leveranciers te kopiëren en te vertrouwen op routinematig gedrag.

Frauderapporten in Nederland stegen in de eerste helft van 2025 met bijna 50 procent, waarbij de Fraudehelpdesk iets meer dan 44.500 rapporten ontving, vergeleken met 29.826 in dezelfde periode het jaar ervoor.

Wat te verifiëren voordat u betaalt

Controleer eerst de identiteit van de leverancier. Bevestig dat de juridische naam, het adres en het btw-nummer op de factuur overeenkomen met de leveranciersgegevens die u al heeft. Als de leverancier nieuw is, verifieer dan de entiteit voordat u betaalt en voordat u de factuur boekt. De Nederlandse factuurregels vereisen duidelijke identificatie van de leverancier.

Controleer de factuurstructuur. Zoek naar ontbrekende verplichte velden, dubbele factuurnummers, vage beschrijvingen zoals "geleverde diensten" zonder commerciële context, ongebruikelijke datumpatronen of btw-bedragen die niet kloppen. 

De Belastingdienst biedt de vereiste factuurelementen als uw basis voor beoordeling.

Controleer de commerciële realiteit.

Vraag: Hebben we dit besteld? Hebben we het ontvangen? Komt dit overeen met onze administratie of afspraken?

Deze stap is belangrijk omdat de btw-aftrek afhankelijk is van de papieren factuur en van de daadwerkelijke levering aan uw bedrijf.

Controleer het betalingsrisico. Als de IBAN anders is, de betalingsinstructie op een ongebruikelijke manier dringend is, de factuur van een ander e-mailadres komt, of iemand uw team onder druk zet om de normale goedkeuring te omzeilen, stop dan de betalingsstroom.

Verifieer via een contact dat u al kent. Gebruik de gegevens op de verdachte factuur niet. KVK waarschuwt dat dit is hoe fraude werkt.

Waar bedrijven de fout ingaan

De eerste fout is aannemen dat een bekende leveranciersnaam betekent dat de factuur veilig is. Het echte gevaar is niet alleen een onbekende afzender. Het gevaar is een plausibel uitziende factuur die op het juiste moment arriveert en overeenkomt met uw normale inkooppatroon.

De tweede fout is alleen het bedrag en de vervaldatum te controleren. Volgens de Nederlandse factuureisen moet een binnenkomende factuur de naam en het volledige adres van de leverancier, het btw-identificatienummer van de leverancier, uw naam en volledige adres, een factuurnummer, de factuurdatum, de leverdatum indien anders, een beschrijving van de goederen of diensten, het belastbare bedrag, het btw-tarief en het btw-bedrag in euro's bevatten.

De derde fout is veranderingen in bankrekeningen over het hoofd zien. Veel gevallen van factuurfraude slagen omdat de leveranciersnaam bekend is, maar de IBAN is veranderd. Accepteer nooit een wijziging van bankgegevens puur omdat deze op de factuur staat.

De vierde fout is het verwarren van boekhoudkundige aanwezigheid met zakelijke realiteit. Een factuur in de inbox bewijst niet dat er een aankoop heeft plaatsgevonden. De richtlijnen van de Belastingdienst zijn duidelijk: de goederen of diensten moeten aan u zijn geleverd om btw af te trekken.

Vijfde fout: denken dat kleine facturen onschadelijk zijn. Kleinere bedragen glippen vaak door omdat niemand ze controleert.

Wat te doen als je fraude vermoedt

Laat een twijfelachtige factuur nooit als normaal in je boekhouding binnenkomen. Markeer en controleer het. Eenmaal geboekt, goedgekeurd, betaald en opgenomen in de btw, kost het meer om het te corrigeren.

Je eindigt met het corrigeren van de btw, het terugdraaien van kosten, het documenteren van het fraude-incident en het later uitleggen van controlezwaktes. De administratieregels van de Belastingdienst maken duidelijk dat je boekhouding verifieerbaar en goed onderbouwd moet blijven.

Als je fraude vermoedt, zegt de Rijksoverheid contact op te nemen met de Fraudehelpdesk. 

KVK adviseert om valse facturen te melden en bewijs te bewaren.

Conclusie

Een verdachte leveranciersfactuur is een vroegtijdige waarschuwing dat je bedrijf zwak is op het exacte punt waar inkoop, betaling, boekhouding en btw elkaar kruisen.

Vraag niet of de factuur geboekt moet worden. Bewijs in plaats daarvan dat de leverancier echt is, de factuur geldig is, de aankoop echt is en de btw correct is. 

De Nederlandse wet zegt dat dit jouw verantwoordelijkheid is. Als je proces afhankelijk is van gewoonte, vertrouwen of snelheid boven verificatie, los dan deze kloof als volgende op.