Come rilevare precocemente fatture sospette dai fornitori

Una fattura di fornitore sospetta genera tre problemi: fuoriuscita di denaro non necessaria, IVA errata nella tua dichiarazione e dati inaffidabili nel tuo libro contabile. 

Le regole IVA olandesi richiedono di dimostrare l'IVA a credito e di mantenere un'amministrazione controllabile. Non elaborare una fattura solo perché sembra familiare o appare nella solita casella di posta.

Questo rischio è maggiore per le micro e piccole imprese perché gli errori si verificano prima della contabilità. 

Le fatture false vengono pagate perché nessuno controlla se il fornitore, il conto bancario, i dettagli di consegna e gli importi delle fatture corrispondono alla realtà. 

KVK avverte esplicitamente che la frode delle fatture funziona copiando fornitori noti e facendo affidamento su comportamenti di routine.

Le segnalazioni di frode nei Paesi Bassi sono aumentate di quasi il 50 percento nella prima metà del 2025, con il Fraudehelpdesk che ha ricevuto poco più di 44.500 segnalazioni, rispetto alle 29.826 nello stesso periodo dell'anno precedente.

Cosa verificare prima di pagare

Controlla prima l'identità del fornitore. Conferma che il nome legale, l'indirizzo e il numero di partita IVA sulla fattura corrispondano ai dati del fornitore che già possiedi. Se il fornitore è nuovo, verifica l'entità prima del pagamento e prima di registrare la fattura. Le regole sulle fatture olandesi richiedono un'identificazione chiara del fornitore.

Controlla la struttura della fattura. Cerca campi obbligatori mancanti, numeri di fatturazione duplicati, descrizioni vaghe come "servizi resi" senza contesto commerciale, schemi di data insoliti o importi IVA che non tornano. 

Il Belastingdienst fornisce gli elementi richiesti della fattura come base per la tua revisione.

Controlla la realtà commerciale.

Chiedi: Abbiamo ordinato questo? L'abbiamo ricevuto? Questo corrisponde ai nostri registri o accordi?

Questo passaggio è importante perché la deduzione dell'IVA dipende dalla fattura cartacea e dalla fornitura effettiva alla tua azienda.

Controlla il rischio di pagamento. Se l'IBAN è diverso, l'istruzione di pagamento è urgente in modo insolito, la fattura arriva da un dominio email diverso, o qualcuno preme sul tuo team per bypassare l'approvazione normale, interrompi il flusso di pagamento.

Verifica attraverso un contatto che già conosci. Non utilizzare i dettagli sulla fattura sospetta. KVK avverte che è così che funziona la frode.

Dove le aziende sbagliano

Il primo errore è assumere che un nome di fornitore conosciuto significhi una fattura sicura. Il vero pericolo non è solo un mittente sconosciuto. Il pericolo è una fattura dall'aspetto plausibile che arriva al momento giusto e corrisponde al tuo normale modello di acquisto.

Il secondo errore è controllare solo l'importo e la data di scadenza. Secondo i requisiti olandesi per le fatture, una fattura in arrivo dovrebbe contenere il nome e l'indirizzo completo del fornitore, il numero di identificazione IVA del fornitore, il tuo nome e indirizzo completo, un numero di fattura, la data della fattura, la data di consegna se diversa, una descrizione dei beni o servizi, l'importo imponibile, l'aliquota IVA e l'importo IVA in euro.

Il terzo errore è trascurare i cambiamenti nei conti bancari. Molti casi di frode sulle fatture hanno successo perché il nome del fornitore è familiare, ma l'IBAN è cambiato. Non accettare mai un cambiamento nei dettagli bancari solo perché appare sulla fattura.

Il quarto errore è confondere la presenza contabile con la realtà aziendale. Una fattura nella casella di posta non prova che un acquisto sia avvenuto. Le linee guida del Belastingdienst sono esplicite: i beni o i servizi devono essere stati forniti a te per poter dedurre l'IVA.

Quinto errore: pensare che le piccole fatture siano innocue. Importi più piccoli spesso sfuggono perché nessuno li controlla.

Cosa fare se sospetti frodi

Non lasciare mai che una fattura dubbia entri nel tuo libro contabile come normale. Segnala e rivedila. Una volta registrata, approvata, pagata e inclusa nell'IVA, correggerla costa di più.

Finisci per correggere l'IVA, annullare i costi, documentare l'incidente di frode e spiegare le debolezze di controllo in seguito. Le regole amministrative dell'Agenzia delle Entrate chiariscono che la tua contabilità deve rimanere verificabile e adeguatamente supportata.

Se sospetti frodi, il Rijksoverheid dice di contattare il Fraudehelpdesk. 

Il KVK consiglia di segnalare fatture false e mantenere prove.

In sintesi

Una fattura di fornitore sospetta è un avviso precoce che la tua attività è debole esattamente nel punto in cui si intersecano approvvigionamento, pagamento, contabilità e IVA.

Non chiedere se la fattura debba essere registrata. Invece, dimostra che il fornitore è genuino, la fattura è valida, l'acquisto è reale e l'IVA è corretta. 

La legge olandese dice che questa è la tua responsabilità. Se il tuo processo si basa su abitudine, fiducia o velocità anziché su verifica, risolvi questo gap successivamente.